פניות ומעקב
קלטו בקשות, נתבו אותן לפי שירות או מיקום, הקצו אחראי ועקבו אחר פניות שלא נענו.
למשל: פנייה משויכת לפי שירות ומיקום, עם תזכורת אם איש אינו משיב.
שירותיםאוטומציה עסקית
אוטומציה עסקית
הפכו משימות חוזרות לתהליכים מחוברים: פניות, הקצאות, תזכורות ודוחות.
פחות עבודה חוזרת.
צעד הבא ברור יותר.
בנו את הכללים שמקדמים עבודה יומיומית. מהפנייה הראשונה ועד המעקב, לכל שלב יש אחראי, גורם מפעיל ותוצאה ברורה.
- הפנייה התקבלה
תיעוד הבקשה והמקור שלה
- המשימה הוקצתה
הודעה לאחראי
- הגיע מועד המעקב
שליחת תזכורת אם עדיין פתוח
תהליך לדוגמה · כללים שסוכמו עם הצוות שלכם
מה
הקמנו.
תנו לעבודה חוזרת גורם מפעיל ברור, אחראי ודרך להשלמה.
משימות ואישורים
צרו משימות מאירועים, עקבו אחר מועדים והעבירו עבודה בין שלבים מוסכמים. השאירו את האישור בידי אדם בכל מקום שבו ההחלטה מחייבת זאת.
למשל: בקשה ממתינה לאישור מנהל לפני יצירת המשימה הבאה.
מסמכים ודיווח
הכינו מסמכים מתבניות מאושרות, הרכיבו דוחות חוזרים ושלחו עדכונים לאנשים שצריכים אותם.
למשל: דוח שבועי מרכז עבודה פתוחה, משימות שהושלמו ופריטים הדורשים תשומת לב.
חריגים ונראות
מטפלים במידע חסר, בשלבים שנכשלו ובהחלפת אחראי. מציגים את מצב התהליך ומעניקים לצוות דרך להתערב.
למשל: בקשות חסרות עוברות לתור בדיקה במקום להיעלם בין השלבים.
תרחיש לדוגמה
הזמנה שממשיכה להתקדם.
פגישה שאושרה יוצרת משימה פנימית, שולחת אישור ללקוח ומתזמנת תזכורת. ביטול מעדכן את המשימה ועוצר את התזכורת. חריגים עוברים לאחראי.
שימושי כשתהליך תלוי בכך שמישהו יזכור את הצעד הבא, יבדוק כמה כלים או ירדוף אחרי אותם עדכונים מדי שבוע.
מה אתם
לוקחים להמשך.
תהליך ממומש, כללים שנבדקו ומדריך ברור לגורמים המפעילים, לשלבים ולחריגים שלו. הצוות שלכם יכול לראות מה קרה והיכן אדם צריך להיכנס לתמונה.
תהליך עובד. הגורמים המפעילים, המשימות, האישורים והתזכורות שסוכמו מחוברים.
התקדמות גלויה. הצוות יכול לראות שלבים שהושלמו ועבודה שדורשת תשומת לב.
כללים מתועדים. האחריות, התזמון, החריגים וההתערבויות הידניות מוסברים.
מהתהליך שלכם
לפתרון עובד.
התחילו בתוצאה מועילה אחת. בדקו יחד את הפרטים.
01
מעבר על העבודה
עברו עם הצוות על תהליך אמיתי אחד. זהו משימות חוזרות, עיכובים, נקודות החלטה ואת התוצאה שתהפוך אותו למועיל.
02
הגדרת התהליך
מסכמים גורמים מפעילים, אחראים, תזמון וחריגים. קובעים אילו שלבים פועלים אוטומטית ואילו ממתינים לאדם.
03
בנייה ותרגול
מממשים את התהליך ועוברים לפני ההשקה על מקרים רגילים, ביטולים, עדכונים מאוחרים ושלבים שנכשלו.
04
בדיקה בשימוש
מתחילים בתהליך שסוכם, בוחנים את ההרצות הראשונות ומעבירים מדריך לכללים, למצבים ולשלבי ההתאוששות.
התחילו
בתהליך שלכם.
היקף עבודה והערכה ברורים לפני הבנייה.
הראו לנו תהליך חוזר אחד: מה מפעיל אותו, מי מעורב, באילו כלים הוא נוגע והיכן הוא נתקע. משם אפשר להגדיר היקף ראשוני מועיל.
ממפים יחד תהליך אחד, מזהים את הכלים והחריגים שלו ומסכמים את ההיקף וההערכה. מתחילים בתהליך ממוקד ומתרחבים לאחר שנבחן בשימוש.
לפני
שמתחילים.
האם צריך להחליף את המערכות הקיימות?
לעיתים התהליך יכול להשתמש בכלים שכבר יש לכם. תחילה מעריכים את היכולות שלהם ומזהים חיבורים או ממשקים חסרים.
האם אדם יכול לבדוק שלב לפני שהתהליך ממשיך?
כן. אישורים, בדיקות ידניות ותורי חריגים יכולים להיות חלק מהתהליך. קובעים אילו פעולות יכולות לרוץ אוטומטית ואילו דורשות אדם.
מה קורה אם שלב נכשל?
מגדירים איתכם מסלולי כשל, התראות והתנהגות בניסיון חוזר. לשלב שנכשל צריכים להיות מצב גלוי ודרך ברורה להתאוששות.
האם התהליך יכול לכלול AI?
כן, כשהוא משרת שלב מסוים: חילוץ פרטים ממסמך, סיווג בקשה נכנסת או הכנת סיכום לבדיקה. מסכמים את המקורות, בדיקות האיכות והחלופה לפני הכללתו.
האם אפשר להתחיל מתהליך יחיד?
כן. תהליך ממוקד מקל על בדיקת התוצאה עם הצוות שלכם. אפשר להגדיר תהליכים נוספים לאחר שהתהליך הראשון נבחן בשימוש.
יש לכם פרויקט בראש?
בואו נדבר