お問い合わせとフォローアップ
お問い合わせを受け付け、サービスや拠点ごとに振り分け、担当者を割り当て、未回答のお問い合わせをフォローアップします。
例：お問い合わせはサービスと拠点に応じて割り当てられ、誰も応答しない場合はリマインダーが送られます。
サービス業務自動化
業務自動化
定型業務をつながったワークフローに。お問い合わせ、割り当て、リマインダー、レポート。
繰り返し作業を減らす。
次のステップをより明確に。
日々の業務を前に進めるルールを構築します。最初のお問い合わせからフォローアップまで、各ステップに担当者、トリガー、明確な成果があります。
- お問い合わせ受信
リクエストとその流入元を記録
- タスク割り当て済み
担当者に通知する
- フォローアップ期限
未対応の場合はリマインダーを送信
ワークフローの例 · ルールはチームと合意します
私たちが
整えるもの。
定型業務に、明確なトリガー、担当者、完了までの道筋を。
タスクと承認
イベントからタスクを作成し、期限を追跡し、合意した段階に沿って業務を進めます。判断が必要な箇所では、承認を人に委ねます。
例：次のタスクが作成される前に、リクエストはマネージャーの承認を待ちます。
文書とレポート
承認済みのテンプレートから文書を作成し、定期レポートをまとめ、必要な人に更新情報を送信します。
例：週次レポートで、未完了の業務、完了したタスク、対応が必要な項目をまとめます。
例外と可視化
不足情報、失敗したステップ、担当者の変更に対処します。ワークフローのステータスを見えるようにし、チームが介入する手段を用意します。
例：不完全なリクエストは、ステップの間で消えてしまうことなく確認キューに入ります。
シナリオ例
動き続ける予約。
予約が確定すると、社内タスクが作成され、顧客に確認が送信され、リマインダーが設定されます。キャンセルするとタスクが更新され、リマインダーが停止します。例外は担当者に届きます。
プロセスが、誰かが次のステップを覚えていること、複数のツールを確認すること、毎週同じ更新を追いかけることに依存している場合に役立ちます。
お客様が
受け取るもの。
実装されたワークフロー、テスト済みのルール、トリガー、段階、例外についての明確なガイド。チームは何が起きたか、どこで人が引き継ぐ必要があるかを確認できます。
機能するプロセス。合意したトリガー、タスク、承認、リマインダーをつなげます。
見える進捗。チームは完了したステップと対応が必要な業務を確認できます。
文書化されたルール。担当者、タイミング、例外、手動介入について説明します。
お客様のプロセスから
実際に動くソリューションへ。
役立つ成果を一つ決めて始めましょう。詳細は一緒に確認します。
01
業務を一緒にたどる
チームと一緒に実際のプロセスを一つたどります。繰り返しの作業、遅延、判断ポイント、そのプロセスを役立つものにする成果を特定します。
02
ワークフローを定義する
トリガー、担当者、タイミング、例外について合意します。どのステップを自動実行し、どのステップで人を待つかを設定します。
03
構築とリハーサル
ワークフローを実装し、公開前に通常のケース、キャンセル、遅れた更新、失敗したステップを試します。
04
実運用で確認する
合意したプロセスから開始し、最初の実行を確認して、ルール、ステータス、復旧手順のガイドをお渡しします。
まずは
お客様のプロセスから。
構築前に、明確なスコープとお見積もりを。
繰り返し発生するプロセスを一つ見せてください。何がきっかけで始まり、誰が関わり、どのツールを使い、どこで滞るのかをお聞かせください。そこから、最初に役立つスコープを定義できます。
一つのプロセスを一緒にマッピングし、そのツールと例外を特定して、スコープとお見積もりに合意します。絞り込んだワークフローから始め、実運用で確認した後に拡張します。
着手する
前に。
既存のシステムを置き換える必要がありますか？
多くの場合、ワークフローにはお持ちのツールを活用できます。まずその機能を評価し、不足している接続やインターフェースを特定します。
処理が進む前に人がステップを確認できますか？
はい。承認、手動チェック、例外キューをワークフローに含めることができます。どのアクションを自動実行でき、どのアクションに人が必要かを判断します。
ステップが失敗した場合はどうなりますか？
失敗時の経路、通知、再試行の動作をお客様と一緒に定義します。失敗したステップには、見えるステータスと明確な復旧方法が必要です。
ワークフローにAIを組み込めますか？
はい、特定のステップに役立つ場合に可能です。文書からの情報抽出、受信したリクエストの分類、確認用の要約の準備などです。組み込む前に、情報源、品質チェック、フォールバックについて合意します。
一つのプロセスから始められますか？
はい。ワークフローを絞ることで、チームと結果を確認しやすくなります。最初のプロセスを実運用で確認した後に、他のプロセスのスコープを定義できます。
プロジェクトのご相談はありますか？
まずはお話ししましょう