Richieste e ricontatti
Raccogli le richieste, indirizzale per servizio o sede, assegna un responsabile e ricontatta chi non ha ricevuto risposta.
Per esempio: una richiesta viene assegnata per servizio e sede, con un promemoria se nessuno risponde.
ServiziAutomazione aziendale
Automazione aziendale
Trasforma attività ricorrenti in flussi collegati: richieste, assegnazioni, promemoria e report.
Meno lavoro ripetitivo.
Un prossimo passo più chiaro.
Costruisci le regole che fanno avanzare il lavoro quotidiano. Dalla prima richiesta al ricontatto, ogni fase ha un responsabile, un evento iniziale e un risultato chiaro.
- Richiesta ricevuta
Registrare la richiesta e la sua origine
- Attività assegnata
Avvisare la persona responsabile
- Ricontatto in scadenza
Inviare un promemoria se è ancora aperta
Flusso di esempio · regole concordate con il team
Cosa
mettiamo in funzione.
Dai al lavoro ricorrente un avvio chiaro, un responsabile e un percorso fino alla conclusione.
Attività e approvazioni
Crea attività dagli eventi, controlla le scadenze e fai avanzare il lavoro nelle fasi concordate. Lascia l’approvazione a una persona quando la decisione lo richiede.
Per esempio: una richiesta attende l’approvazione del responsabile prima di creare l’attività successiva.
Documenti e report
Prepara documenti da modelli approvati, componi report ricorrenti e invia aggiornamenti alle persone che ne hanno bisogno.
Per esempio: un report settimanale riunisce lavoro aperto, attività concluse ed elementi da seguire.
Eccezioni e visibilità
Gestisci dati mancanti, passaggi falliti e cambi di responsabile. Rendi visibile lo stato e dai al team un modo per intervenire.
Per esempio: le richieste incomplete vanno in una coda di revisione invece di sparire tra un passaggio e l’altro.
Scenario di esempio
Una prenotazione che continua ad avanzare.
Un appuntamento confermato crea l’attività interna, invia una conferma al cliente e pianifica un promemoria. L’annullamento aggiorna l’attività e ferma il promemoria. Le eccezioni arrivano al responsabile.
Utile quando un processo dipende dal ricordare il prossimo passo, controllare più strumenti o inseguire gli stessi aggiornamenti ogni settimana.
Cosa
porti con te.
Un flusso implementato, regole testate e una guida chiara ad avvii, fasi ed eccezioni. Il team vede cosa è successo e dove serve una persona.
Un processo funzionante. Avvii, attività, approvazioni e promemoria concordati sono collegati.
Avanzamento visibile. Il team vede i passaggi conclusi e il lavoro che richiede attenzione.
Regole documentate. Sono spiegati responsabili, tempi, eccezioni e interventi manuali.
Dal tuo processo
a una soluzione funzionante.
Inizia con un risultato utile. Esamina i dettagli insieme al team.
01
Ripercorrere il lavoro
Ripercorri un processo reale con il team. Individua attività ripetitive, ritardi, momenti decisionali e il risultato che lo renderebbe utile.
02
Definire il flusso
Concorda eventi iniziali, responsabili, tempi ed eccezioni. Definisci quali passaggi sono automatici e quali attendono una persona.
03
Realizzare e provare
Implementa il flusso e prova casi normali, annullamenti, aggiornamenti tardivi e passaggi falliti prima del lancio.
04
Rivedere durante l’uso
Inizia dal processo concordato, esamina le prime esecuzioni e consegna una guida a regole, stato e passaggi di ripristino.
Inizia dal
tuo processo.
Perimetro e stima chiari prima dello sviluppo.
Mostraci un processo ricorrente: cosa lo avvia, chi coinvolge, quali strumenti usa e dove si blocca. Da lì possiamo definire un primo perimetro utile.
Mappiamo insieme un processo, individuiamo strumenti ed eccezioni, poi concordiamo perimetro e stima. Parti da un flusso mirato ed espandilo dopo averlo esaminato nell’uso.
Prima
di iniziare.
Dobbiamo sostituire i sistemi esistenti?
Spesso il flusso può usare gli strumenti che hai già. Prima ne valutiamo le capacità e individuiamo collegamenti o interfacce mancanti.
Una persona può rivedere un passaggio prima che continui?
Sì. Approvazioni, controlli manuali e code di eccezioni possono far parte del flusso. Decidiamo quali azioni sono automatiche e quali richiedono una persona.
Cosa succede se un passaggio fallisce?
Definiamo insieme percorsi di errore, notifiche e nuovi tentativi. Un passaggio fallito deve avere uno stato visibile e un percorso chiaro di recupero.
Il flusso può includere l’IA?
Sì, quando serve a un passaggio preciso: estrarre dettagli da un documento, classificare una richiesta o preparare un riepilogo da rivedere. Concordiamo fonti, controlli di qualità e alternativa prima di includerla.
Possiamo iniziare da un solo processo?
Sì. Un flusso mirato rende più facile verificare il risultato con il team. Altri processi possono essere definiti dopo aver esaminato il primo durante l’uso.
Hai un progetto in mente?
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